När du bokar din underhållning, tänk på dina gäster, ditt evenemangs karaktär och din budget. Du kan boka underhållningsalternativ som musiker, dansare, högtalare och komiker. Undersök vilka typer av föreställningar och underhållare som fungerar för ditt evenemang. Kontakta underhållaren och förhandla om logistiken. Med lite planering kan du göra ditt nästa evenemang att komma ihåg!
Steg
Del 1 av 3: Välja din underhållning
Steg 1. Undersök dina totala eventkostnader och sätt upp en underhållningsbudget
Du kanske redan har en budget i åtanke, men försök att bryta ner hur mycket du kan avsätta för underhållning. Kom ihåg att inkludera andra kostnader, som mat, dekorationer och presenter, och se vad du har kvar i din budget.
Steg 2. Boka i förväg för att säkra dina bästa val
Tänk på dina underhållningsalternativ i god tid före ditt evenemang, och planera att boka din underhållare tidigt. Underhållare är ofta mycket upptagen och kan boka månader i förväg.
Du behöver inte skynda dig till ett beslut, men titta på artistens kalendrar för att få en uppfattning om deras tillgänglighet. Du kan titta på deras kommande evenemang på deras webbplats
Steg 3. Välj din prestandatyp
Du kan välja en mängd olika prestationsalternativ, till exempel musiker, dansare eller högtalare. Ta ditt beslut baserat på dina gäster och eventstil. Tänk på dina gästers ålder, bakgrund och kultur. Tänk på dina underhållningsbehov för evenemanget och välj en föreställningstyp som passar bra med ditt evenemang.
- Vill du ha en musiker, som ett band, en akustisk sångare eller en DJ? Eller letar du efter en dansföreställning eller komedi?
- Är festen för ett barns födelsedagsfest eller examen? Eller är det här en baby shower?
- Du kan bli kreativ och boka mindre vanligt underhållning, som eldartister, hula hoopers eller buktalare.
EXPERTTIPS
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Steg 4. Bestäm dig för genre och stil
Kanske vill du boka en dansare, men det finns ett antal dansstilar du kan välja mellan. Vill du ha en balett, kran eller magdansare? Tänk på vilken specifik musikstil, komedi eller föreläsning du skulle vilja vara värd för. Detta hjälper dig att begränsa din sökning.
Steg 5. Undersök dina bästa val för underhållare
När du har en idé om genre eller stil, gå online och sök efter artister som passar dina kriterier. Leta efter någon erfaren och som har flera solida referenser och recensioner.
Försök ta reda på detaljer som prestationsbakgrund, erfarenhetsnivå, utbildning eller utbildning
Steg 6. Titta på liveframträdanden, antingen personligen eller videoinspelningar
Googla videor av underhållarna du är intresserad av att boka. Leta efter musikvideor eller inspelningar av liveframträdanden. Titta på föreställningar för att få en uppfattning om vad du kan förvänta dig. Kommer detta att passa bra för ditt evenemang?
Var uppmärksam på hur publiken reagerar på musiken eller föreställningen. Har alla roligt? Bär underhållaren sig bra? Att svara på frågor som denna kan hjälpa dig att sortera igenom potentiella underhållare
Del 2 av 3: Ta reda på logistiken
Steg 1. Kontakta en underhållare direkt
Kolla deras hemsida för att leta efter bokningsinformation. Vissa kan ha ett telefonnummer att ringa eller ett kontaktformulär att fylla i. Nämn evenemangets plats och datum. Inkludera detaljer som evenemangets art och eventuella förväntningar. Var kortfattad och vänlig.
Du kanske inte kommer i kontakt med artisten direkt, och det är okej. Prata med deras chef eller agent om ditt evenemang
Steg 2. Använd en talangagent eller underhållningsbyrå, om du vill
En talangagents jobb är att para artister med kunder för liveevenemang. Underhållningsbyråer är företag som fokuserar på att tillhandahålla underhållning för evenemang. Du kan söka efter antingen företag eller agenter online för att hjälpa dig hitta artister.
- De kan också hjälpa dig med affärsaspekterna, som att förhandla om kontraktet och ta fram detaljerna.
- Agenter och företag får en procentandel av varje underhållningsaffär, så tänk på detta när du förbereder din budget.
- Typisk svarstid är 3-5 dagar. Följ upp med ett annat e -postmeddelande om du inte har fått något svar efter cirka 5 dagar.
Steg 3. Rådfråga din plats om eventuella begränsningar
Oavsett om din plats är bokad eller om du fortfarande bestämmer dig, kontakta lokalen för att diskutera ditt evenemang. Vissa platser är bättre lämpade för vissa evenemang än andra, och det är bra att titta in på din plats innan du bestämmer din underhållning.
- Du kan ringa eller maila lokalen direkt, eller söka på deras webbplats för information.
- Se till att det finns tillräckligt med utrymme för den underhållning du tänker på. Fundera också på om ditt event kommer att vara inomhus eller utomhus.
- Till exempel, om du vill boka en DJ, behöver de plats för att ställa in ljudutrustning och ett bord eller två. Du kommer också att vilja ha plats för ett dansgolv, och kanske en laser eller två! Tänk på detta när du letar efter arenor eller bokar din underhållare.
Steg 4. Begär ett samråd med din underhållare eller bokningsagent
Det är lättare att gå över förväntningarna och diskutera pris ansikte mot ansikte. Om din underhållare har tid och om det fungerar med ditt schema, ordna ett möte för att gå igenom ditt evenemang.
Steg 5. Diskutera eventuella frågor, önskemål och krav med din artist
Du kan diskutera antingen personligen eller via telefon. Ställ eventuella frågor till antingen underhållaren eller deras chef, och svara och frågor för att förtydliga ditt evenemang. Var noga med att fråga om din underhållare har några särskilda krav.
- Om du har några särskilda önskemål, till exempel låtar eller shoutouts, meddela dem i förväg.
- Att spola ut alla dessa detaljer före evenemanget hjälper till att förhindra felkommunikation och säkerställer att alla är glada och har roligt.
Steg 6. Kom överens om bokningspriset
De flesta underhållare har en standardpris som de tar ut, vanligtvis per timme. Underhållaren eller deras agent kommer att erbjuda dig ett pris, och du kan diskutera priset när det gäller din budget. Kanske diskuterar du hur du får sina priser att fungera inom din budget, som att förkorta tiden. Eller kanske har de justerat priser baserat på ditt evenemangs karaktär.
- Förhandla om priset med artisten genom att föreslå en skattesats som är 10% mindre än vad de erbjuder.
- Det är okej att gå ifrån ditt föreslagna avtal om det inte fungerar för dig. Säg helt enkelt:”Det här finns inte i min budget. Jag ber om ursäkt för eventuella besvär.”
Steg 7. Skriv och skriv ett kontrakt om du vill ha officiella avtal
Du och din artist kan prata om detaljer och förhandla fram dina avtal tills båda parter är nöjda. Sätt sedan avtalen skriftligt, så att alla är tydliga med förväntningar och lön. Låt din underhållare och hans agent eller chef underteckna kontraktet och underteckna det sedan själv.
Du kan också göra ett muntligt avtal om du föredrar det
Del 3 av 3: Förberedelser för ett bra evenemang
Steg 1. Ange ditt prestationsutrymme
Välj var du vill ha din underhållning. Städa upp ditt område och ställ in alla möbler eller dekorationer, till exempel din scen, dansgolv och ljudutrustning.
Du kan basera dina förberedelser kring alla andra reservationer och evenemangets art. Till exempel kanske du väntar på en cateringorder
Steg 2. Se till att alla gäster kan se och höra din underhållning
Testa platsen och ljudutrustningen före evenemanget. Kontrollera att mikrofonen fungerar och att ljudet kan höras från alla vinklar i rummet. Om du har en visuell prestanda, stå på olika platser i rummet för att kontrollera synligheten.
Justera platsen och ljudet för din artist efter behov
Steg 3. Planera för schemaläggning av förseningar, för säkerhets skull
Även Broadway förbereder undersökningar, så var redo för vad som helst. Du bör alltid förvänta dig det oväntade och ha viss flexibilitet när du planerar evenemang. Ha några idéer om tid som fyller på i 30 minuter eller 3 timmars försening.
- Du kan ha en backup -underhållare, en kort välkomst eller introduktion, till exempel.
- Om din DJ avbryter kan du planera att spela din egen musik. Använd CD -skivor, mobilappar eller din dator.
- Om din komiker är sen, låt någon improvisera innan de kommer dit!
