Hur man filar alfabetiskt (med bilder)

Innehållsförteckning:

Hur man filar alfabetiskt (med bilder)
Hur man filar alfabetiskt (med bilder)
Anonim

Alfabetisk arkivering är ett grundläggande sätt att organisera dokument som gör att du snabbt kan lagra, komma åt och hantera dina personliga och affärsfiler

Genom att implementera alfabetisk arkivering i ditt liv kommer du att se till att alla dokument är skyddade och lättillgängliga. Det finns många regler för hur man arkiverar alfabetiskt på engelska för att bevara ett vettigt arkiveringssystem. Lyckligtvis är det enkelt att komma igång med nya dokument och det är fortfarande ingen svår förändring att göra om du behöver omorganisera!

Steg

Del 1 av 2: Arkivering i alfabetisk ordning

Fil alfabetiskt Steg 1
Fil alfabetiskt Steg 1

Steg 1. Bestäm vilket alfabetiskt system du ska använda

Även något så till synes enkelt som alfabetisk arkivering erbjuder flera alternativ att välja mellan. Det är viktigt att du väljer ett system och använder det konsekvent.

  • Bokstav-för-bokstav-arkivering betraktar varje bokstav i varje ord i utseendet ordning, ignorerar alla mellanrum mellan ord.
  • Ord-för-ord-arkivering beställer artiklar baserade på den första bokstaven i varje ord i följd.
  • Enhet-för-enhet-arkivering tar hänsyn till varje ord, förkortning och initial, beställer artiklar enligt dessa. Enhet-för-enhet-systemet rekommenderas i allmänhet.
Fil alfabetiskt Steg 2
Fil alfabetiskt Steg 2

Steg 2. Gruppera objekt

När du har alla de objekt du behöver fila, bestämmer du hur du vill gruppera filerna. Du kan välja ordlistans format, där alla filer läggs i en alfabetisk ordning, oavsett filtyp eller objekt som den innehåller. Du kan också använda encyklopediformatet där objekt grupperas efter typ eller ämne och sedan ordnas varje grupp i alfabetisk ordning.

Om du har många olika typer av objekt att arkivera (recept, skattekvitton, brev, etc.), kan det vara bra att använda encyklopediformatet. Gruppera objekten efter typ först och ordna sedan alfabetiskt objekten i varje grupp. Håll grupperna åtskilda med hjälp av avdelare eller färgkodning

Arkivera alfabetiskt Steg 3
Arkivera alfabetiskt Steg 3

Steg 3. Indexera dina filer

Indexering är sättet att placera varje avsnitt i en titel i rätt enhet. För att indexera objekt innan du arkiverar dem måste du bryta ner elementen i varje objektnamn och skapa ett nytt alfabetiskt namn, som kan skilja sig från standardnamnet. Till exempel:

  • Anta att du har följande objekt att indexera och arkivera: en artikel om aardvarks med titeln "Nocturnal Feeding of Aardvarks", en biografi om den kända aardvarksexperten Jane A. Doe och en reklambroschyr för en Detroit Zoo aardvark -utställning.
  • Biografin om Jane A. Doe skulle indexeras som "Doe, Jane A.", eftersom efternamn kommer först i ansökan. Det skulle arkiveras under bokstaven "D."
  • Artikeln “Nocturnal Feeding of Aardvarks” kan indexeras som den är om du väljer gruppering i ordlista. Den kan skrivas in under bokstaven "N" (för "Nocturnal") med denna gruppering.
  • Alternativt kan du indexera "Nocturnal Feeding of Aardvarks" som "Aardvarks, Nocturnal Feeding of." Detta skulle vara meningsfullt om du använde en gruppering i encyklopedi-stil och inte bara arkiverade artiklar relaterade till aardvarks. Objektet skulle sedan arkiveras under "A."
  • Reklambroschyren kan indexeras som "Aardvarks, utställningar (Detroit Zoo)." Detta skulle vara vettigt om du förväntar dig att ha flera material på aardvark-utställningar-till exempel kan du ha ett annat objekt som ska indexeras som "Aardvarks, utställningar (Toledo Zoo)."
  • Alternativt kan reklambroschyren indexeras som "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)." Detta kan vara vettigt om du förväntar dig att ha flera artiklar relaterade till Detroit Zoo, eller om du vill använda en gruppering i encyklopedi för att arkivera objekt efter geografisk plats.
Arkivera alfabetiskt Steg 4
Arkivera alfabetiskt Steg 4

Steg 4. Beställ filer alfabetiskt enligt deras indexerade namn

Den allmänna regeln för arkivering alfabetiskt är att ordna objekt i ordning från A (första) till Z (sista). Använd allt mer specifik information för att skilja mellan och beställa separata artiklar. Till exempel:

  • Ordningen på dina indexerade filer i föregående steg kan då vara (beroende på vilket system du använder): "Doe, Jane A.", "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)" och "Nocturnal Feeding of Aardvarks" OR "Aardvarks, utställningar (Detroit Zoo),”” Aardvarks, Nocturnal Feeding of”och” Doe, Jane A.”
  • En fil för "Wallaby" skulle komma efter en fil för "Emu." En fil för "Kangaroo" skulle komma emellan, och en fil för "Aardvark" skulle komma före en för "Bear" och en för "Emu." Detta skulle ge dig följande filordning: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
  • Om du sedan lägger till en fil för "Anteater", kommer den efter alla filer för "Aardvark." Eftersom båda börjar med bokstaven "A" måste du titta på den andra bokstaven i varje ord ("N" respektive "A") för att bestämma ordningen och sedan ordna filer baserat på detta. Den nya ordningen skulle vara: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
Fil alfabetiskt Steg 5
Fil alfabetiskt Steg 5

Steg 5. Märk dina filmappar

För att göra det enkelt att hitta objekt märker du varje filmapp med det rätta indexerade namnet på objektet som det innehåller. Detta kommer också att göra det lättare att introducera nya filer i rätt ordning.

  • Placera objekt i den mapp som är avsedd för dem.
  • Du kan också tycka att det är användbart att färgkoda dina filer för att förbättra användbarheten. Om du till exempel använder en gruppering i encyklopedi, ge varje grupp en separat färg och märka varje objekt/fil i varje grupp med sin respektive färg.
Fil alfabetiskt Steg 6
Fil alfabetiskt Steg 6

Steg 6. Dokumentera indexerings- och arkiveringssystemet

Var konsekvent med ditt indexerings- och arkiveringssystem, vad det än är. Se till att alla som har tillgång till filerna är medvetna om systemet. Till exempel kan du skapa och dela ett dokument som beskriver dina arkivsystemregler. Detta kommer att hjälpa alla att använda arkivsystemet effektivt.

Arkivera alfabetiskt Steg 7
Arkivera alfabetiskt Steg 7

Steg 7. Arkivera nya objekt korrekt

Placera filer i skåpet baserat på de indexerade namnen och alfabetisk ordning, enligt det system du använder. Flytta de aktuella filerna efter behov för att placera nya filer på rätt plats.

Del 2 av 2: Hantera specialfall

Fil alfabetiskt Steg 8
Fil alfabetiskt Steg 8

Steg 1. Arkivera objekt under deras betydande period

Ibland är det vettigt att fila objekt baserade på nyckelord, oavsett ordningen i ord i en titel eller ett namn. Detta säkerställer att en fil kan indexeras och lokaliseras med den mest logiska termen. Till exempel

"First Bank of Chicago" kan indexeras och arkiveras som "Chicago, First Bank of." "Chicago" är nyckelbegreppet i denna post, snarare än "First" eller "Bank", särskilt om du kan ha andra objekt med liknande namn, till exempel "First Bank of Tulsa" eller "Chicago Bank and Trust."

Fil alfabetiskt Steg 9
Fil alfabetiskt Steg 9

Steg 2. Beställ namn efter efternamn

Typiska arkiveringsstandarder rekommenderar att indexera individer efter efternamn först, eftersom efternamnet anses vara den betydande termen.

  • Således skulle "Jane A. Doe" indexeras och arkiveras som "Doe, Jane A."
  • Sätt titlar (Dr., Mrs., Major, etc.) i slutet.”Dr. Jane A. Doe”skulle till exempel indexeras och arkiveras som” Doe, Jane A., Dr.”
  • I allmänhet beställer du namn som de stavas, bokstav för bokstav. Till exempel skulle "MacDonald" komma före "McDonald." På samma sätt betraktas "D", "" L "," Le "," de ", etc. som en del av namnet, inte separata enheter. Till exempel, beställ filer "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" och "Wolfe" i den ordningen (och INTE som "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
  • Ett vanligt undantag från dessa regler om namn är när en persons namn utgör en del av ett företags- eller organisationsnamn. Behandla i så fall individens namn som enheter inom företagsnamnet. Till exempel skulle "Jane A. Doe Pest Control" lagras under "J" och INTE indexeras som "Doe, Jane A. Pest Control."
Arkivera alfabetiskt Steg 10
Arkivera alfabetiskt Steg 10

Steg 3. Ignorera artiklar, konjunktioner och prepositioner

Artiklar (som "a", "an" och "the"), konjunktioner (som "och", "men" och "eller") och prepositioner (till exempel "för", "av" och”In”) hoppas i allmänhet över vid indexering och arkivering alfabetiskt, eftersom de inte anses vara betydande termer. Detta är fallet även när de utgör början på ett föremåls namn. Till exempel:

  • "En undersökning av Emu -matningspraxis" skulle registreras under "E" för "Emu" (det betydande ordet i artikelns titel), snarare än "A" för "an".
  • "Doe and Smith Pest Control" skulle arkiveras efter "Doe, Jane A." Båda indexerade namnen börjar med ordet "Doe", så du går vidare till nästa betydande term i varje ("Smith" respektive "Jane") för att bestämma filordning. Ignorera ordet "och", eftersom det inte är viktigt.
Arkivera alfabetiskt Steg 11
Arkivera alfabetiskt Steg 11

Steg 4. Behandla förkortningar som om de stavades

När du indexerar och arkiverar objekt kan du stöta på förkortningar som "Mfg." (för "Tillverkning") eller "Inc." (för”Införlivad). I allmänhet bör du indexera och filera objekt som om dessa förkortningar stavades, snarare än bara som strängar av bokstäver.

Till exempel skulle "Jane A. Doe Mining Company" arkiveras efter "Jane A. Doe Mfg."

Arkivera alfabetiskt Steg 12
Arkivera alfabetiskt Steg 12

Steg 5. Filsiffror vanligtvis

När du skriver objekt alfabetiskt kan du stöta på siffror inom deras titlar. I allmänhet, filnummer vanligtvis, snarare än som om de stavades. Numrer registreras också före bokstäver.

  • Till exempel skulle "3M Company" arkiveras före "100 Great Business Ideas" (eftersom "3" kommer före "100").
  • "Great Business Ideas" och "Great Business Leaders" skulle arkiveras efter "100 Great Business Ideas", eftersom siffror är ordnade före bokstäver.
  • Tal som redan stavas behandlas som ord, snarare än siffror. Till exempel, arkivera "100 Great Business Leaders", "Great Business Ideas" och "Two Hundred Great Business Ideas" i den ordningen.
  • Om det tjänar dina arkiveringsändamål kan du dock göra ett undantag och alltid skriva siffror som om de stavades.
Arkivera alfabetiskt Steg 13
Arkivera alfabetiskt Steg 13

Steg 6. Hantera eventuella specialtecken

Alla icke-alfabetiska eller icke-numeriska tecken som du stöter på när du indexerar och arkiverar objekt måste beaktas. Vad man ska göra med dessa tecken beror dock på deras typ:

  • Skiljetecken (som apostrofer, punkter och kommatecken) ignoreras i allmänhet vid indexering och arkivering av objekt. Arkivera till exempel "Washingtons bästa kaffe" och "Washington State Fair" i den ordningen.
  • Diakritiker behandlas som motsvarande bokstav, utan diakritiskt märke. Fila till exempel "Éclair" som "Eclair" och "Über" som "Uber". Undantaget från detta är när du registrerar enligt alfabetet för ett språk som använder diakritik, i så fall bör du följa den normala alfabetiska ordningen för det språket.
Arkivera alfabetiskt Steg 14
Arkivera alfabetiskt Steg 14

Steg 7. Använd den allmänna regeln”ingenting före något” när det behövs

I allmänhet ignoreras mellanslag (inklusive skiljetecken och andra element som hoppas över) när du skriver alfabetiskt. Men i fall där du har artiklar som börjar på samma sätt, använd ett mellanslag eller regeln "ingenting före något" för att avgöra ansökan.

  • Skriv till exempel "North East Bank", "North East Manufacturing" och "Northeast Bank" i den ordningen.
  • På samma sätt "Doe, Jane A." skulle arkiveras inför "Doe, Jane A., Dr."
Arkivera alfabetiskt Steg 15
Arkivera alfabetiskt Steg 15

Steg 8. Skilj ut filer genom mer detaljerad information, vid behov

I sällsynta fall räcker det inte med alfabetisk information för att bestämma ordningen på filer. I dessa fall måste du använda ytterligare information för att indexera och beställa artiklar. Markera denna ytterligare information om respektive filer för att hjälpa dig att skilja dem. Till exempel:

  • Om du hade saker för två olika personer som heter Jane A. Doe, kan du beställa dem efter födelsedatum. Filen "Doe, Jane A. (f. 1853)" skulle alltså komma före filen "Doe, Jane A. (f. 1967).
  • Du kan också beställa objekt enligt geografin när du behöver göra skillnader. Om du har filer för tre olika banker på tre olika platser, och varje bank heter "First United Bank and Trust", kan du beställa dem alfabetiskt i ordningen "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank and Trust Trust (Oklahoma)”och” First United Bank and Trust (South Dakota).”
  • På samma sätt, om du hade föremål för två olika björnar eller björntyper, skulle du särskilja dem ytterligare, baserat på art, geografisk plats, etc. Till exempel kan du ha filer på "Bear, Brown" och "Bear, Grizzly" (i den ordningen) eller filer på "Bears (European)" och "Bears (North American)" (i den ordningen).
Fil alfabetiskt Steg 16
Fil alfabetiskt Steg 16

Steg 9. Publicera undantag och särskilda regler

Se till att alla som använder dina filer känner till några undantag från standardriktlinjer som tas med i ditt arkiveringssystem. Detta kommer att bidra till att alla kan använda arkivsystemet korrekt och effektivt.

Rekommenderad: