Få saker är viktigare för ett smidigt kontor än ett arkiveringssystem som fungerar. Oavsett om du är den enda som får tillgång till filer eller om du delar med en personal, måste arkiveringssystemet du väljer vara organiserat så att alla kan hitta det de letar efter. Om arkivsystemet är svårt att använda kommer du att hänga på papper av rädsla för att tappa dem i filerna, och du kommer snart att ha högar med papper som täcker ditt skrivbord.
Steg
Steg 1. Bestäm ett arkiveringssystem
Vad det än är måste det vara vettigt, så du vet exakt var varje papperslapp är. Dina alternativ är:
- Alfabetisk. Detta system är bäst när de flesta av dina filer kommer att vara namn på klienter, patienter eller kunder.
- Ämne eller kategori: De flesta filsystem är organiserade efter ämne eller kategori, vilket fungerar bra när det är korrekt konfigurerat, men kan också vara det mest förvirrande när det inte är det.
- Numerisk/kronologisk. Detta bäst när dina filer huvudsakligen består av numrerat eller daterat material, till exempel inköpsorder eller kvitton.
Steg 2. Fyll dina lådor med hängande mappar
De hängande mapparna kommer aldrig att tas bort och fungerar som platshållare för manilakuverten som du tar bort från lådan.
Steg 3. Sortera dina papper i högar efter kategori
Om en hög blir mer än en tum eller två lång, dela den i underkategorier. Om en hög är för tunn, kombinera den med en annan hög och byt namn på den. Namnen på högarna ska göra det enkelt att avgöra vilken hög varje papper går i.
Steg 4. Lägg varje hög i en manila -mapp och märk den tydligt
Det är bäst att använda mappar med flikar som är i mitten snarare än förskjutna eftersom det gör att filerna ser snyggare ut.
Steg 5. Placera manila -mapparna i de hängande mapparna
För de flesta filer fungerar vanliga hängande mappar, men för tjocka filer eller filer som du var tvungen att dela upp i underkategorier, använd mapparna längst ner. Du kan beställa mapparna hur du vill, men de flesta använder ett alfabetiskt system vid denna tidpunkt.
Steg 6. Märk de hängande mapparna med samma namn som manila -mapparna
Placera alla plastflikar till vänster om mappen om du inte använder ett sidofilskåp. Placera flikarna på höger sida för sidfiler som löper från vänster till höger när du öppnar lådan snarare än fram och bak.
Steg 7. Lägg ett utbud av hängande och manila mappar nära filerna så att du enkelt kan lägga till en mapp om du befinner dig med ett papper som inte tillhör en befintlig mapp
Undvik mappar som är för tjocka eller för tunna. Du kanske också vill märka om mappar och omfördela papper om du bestämmer dig för att du måste kategorisera om.
Steg 8. Ta bort alla mappar i slutet av året, märk färska manila -mappar med samma kategorinamn och lägg dem i filerna
Gå igenom de gamla mapparna för att se om något behöver överföras till de aktuella filerna och placera resten i ditt arkiv.
Tips
Du kan bli frestad att färgkoda dina filer, använda din dator för att skriva ut filetiketter eller på annat sätt göra dina filer mer attraktiva. Men när du måste göra en ändring, till exempel att lägga till en enda mapp, blir du olycklig om du upptäcker att du inte har rätt färgmappar eller måste skriva en filetikett för hand. Det är bäst att hålla saker enkla
Varningar
- Skapa aldrig en diverse hög för det du inte kan kategorisera, för allt kommer att hamna där.
- När du har etablerat ett arkiveringssystem måste du hänga med i din ansökan. Avsätt tid varje dag för att ta papper från ditt skrivbord och arkivera dem. Motstå frestelsen att ställa en djup arkivkorg ovanpå dina filer, eftersom du bara fyller den och det blir en annan fil.