Alla har viktiga dokument, från ett födelsebevis till bankinformation, som de vill bevara. Även om vi aldrig vill tänka på dåliga saker som händer, är dessa dokument alla avgörande om det finns någon form av nödsituation eller katastrof. Lyckligtvis är det enkelt att lagra och skydda dem. Med lite verktyg för planering, organisation, digitalisering och lagring kan du förvara alla dina viktiga dokument på en säker plats.
Steg
Metod 1 av 2: Skydda dina dokument
Steg 1. Skaffa en bärbar, brandsäker lås för viktiga dokument
Det bästa sättet att skydda dina viktiga dokument är med en hemlås. Detta är vad FEMA rekommenderar för lagring. Skaffa en brandsäker, låsbar låda så att dina dokument kommer att vara säkra i en nödsituation. Se också till att lådan är lätt att bära så att du kan ta med dig dina dokument om du måste lämna.
- Hårdvaru- eller kontorsmaterialsbutiker bär vanligtvis dokumentväskor. Du kan också hitta dem online.
- Låsboxar kan komma med ett nyckel- eller kombinationslås. Oavsett vad du väljer, se till att du förvarar nyckeln eller kombinationen på ett säkert ställe som du kan nå. Berätta för din familj var du kan hitta dessa också.
- Vissa tycker att att lägga sina dokument i ett kassaskåp är den bästa planen, men du kommer inte att kunna bära ett stort eller tungt värdeskåp. Det betyder att du kan förlora dina dokument om du måste lämna ditt hem. En bärbar låsbox är ett mycket bättre val.
Steg 2. Lägg alla dokument i plastpåsar innan du låser lådan
Medan låsboxar vanligtvis är vattentäta kan läckor hända, särskilt om det finns en översvämning. Eftersom vatten kan förstöra viktiga dokument är det bäst att lägga till ett andra lager av skydd. Lägg alla dokument i förseglingsbara plastpåsar innan du placerar dem i lådan.
Du kanske också vill lämna lådan på en hög plats, som uppe på en hylla eller på andra våningen, som en extra försiktighetsåtgärd mot översvämningsskador
Steg 3. Lämna låsboxen på en tillgänglig plats som du snabbt kan nå
Du kanske aldrig vill tänka på att lämna ditt hem bråttom. Men om det finns någon typ av nödsituation som en naturkatastrof kan du inte slösa tid på att leta efter dina dokument. Lämna låsboxen på en plats som du lätt kan nå så att du snabbt kan ta tag i den. Detta sparar dig dyrbar tid i en nödsituation.
- Du bör gömma lådan lite, bara om en tjuv kommer in i ditt hem. Att lägga den i baksidan av din garderob borde vara tillräckligt, så länge du vet var det är och kan få det bråttom.
- Berätta för andra medlemmar i ditt hushåll var lådan också är, om de måste gå snabbt när du inte är där.
Steg 4. Märk rutan så att den är lätt att identifiera
Om du har bråttom eller någon annan behöver ta tag i lådan, se till att den är lätt att identifiera. Sätt en etikett på den som säger "Viktiga dokument". På så sätt kan du snabbt hitta och ta tag i lådan i en nödsituation.
Steg 5. Säkerhetskopiera alla dina viktiga dokument med digitala kopior
Det är alltid möjligt för fysiska dokument att bli skadade eller gå vilse, så en digital säkerhetskopiering är mycket viktig. Använd en skanner och digitalisera alla dokument som du lagrar i låsboxen. På så sätt har du säkerhetskopior om någon av dem skadas eller försvinner.
- Det finns också smartphone -appar som låter dig ta foton och lagra dem som PDF -filer. Detta är ett snabbt och enkelt sätt att säkerhetskopiera dina dokument.
- Digitalisering av mindre viktiga dokument kan också vara ett bra sätt att minska på röran i ditt hem. Om du känner dig överväldigad med för mycket pappersarbete kan det hjälpa dig att bli organiserad.
Steg 6. Förvara dina digitala kopior på minst 2 säkra platser
En digital backup är en bra början, men du måste också se till att du skyddar dessa. I allmänhet, behåll dina digitala filer på minst 2 platser så att du är mindre benägna att förlora dem. Du kan ladda filerna på en flyttbar flash -enhet och lämna den i din låsbox och ladda upp filerna till ett säkert molnlagringskonto. På så sätt har du flera sätt att komma åt dina dokument i en nödsituation.
- Se till att du lösenordsskyddar alla mappar som du lagrar viktiga dokument i. Ställ in dina molnfiler till privata och lägg ett lösenord på mapparna på din dator eller flash-enhet.
- Du kan också lagra flash -enheten eller hårddisken i en annan låsbox på din bank. På så sätt har du digitala kopior på två fysiska platser.
Metod 2 av 2: Lagra rätt dokument
Steg 1. Lägg alla dina personliga identifieringsdokument i den bärbara låsboxen
I händelse av en katastrof måste du kunna bevisa din identitet och familjeförhållanden. Förvara original av allt du behöver för att identifiera dig själv och din familj i låsboxen.
- Självidentifikationshandlingar inkluderar ditt pass, födelsebevis, socialförsäkringskort och grönt kort eller invandringsregister. Du bör också lämna en kopia av ditt körkort eller statligt utfärdade ID.
- Om du tjänstgjorde i militären vid något tillfälle, inkludera ditt tjänst -ID och register också.
- För dina familjeförhållanden, inkludera dina äktenskaps- eller skilsmässoregister, barns födelsebevis, adoptions- eller barnförvaringspapper och register eller taggar för husdjur.
Steg 2. Spara dina finansiella poster för att bevisa vad du äger
Ekonomi- och ägarregister är viktiga för ersättning och försäkring efter alla slags katastrofer, så lägg alltid till dessa i din låsbox också. Lägg papper över allt du äger och alla dina tillgångar så att du kan återställa dem om det inträffar en olycka och du måste lämna.
- Viktiga äganderegister inkluderar handlingen till ditt hem, fastighetsvärdesbedömning, äganderätt till din bil och andra registreringsdokument, ditt testamente och bank- och pensionskontouppgifter. Inkludera också kopior av eventuella försäkringsplaner du har.
- I allmänhet bör poster för senaste eller pågående ekonomiska förpliktelser också finnas i rutan. Exempel inkluderar dina inteckningsdokument, låneinformation, underhållsbidrag, barnbidrag, automatiska betalningsregister för kabel, gym, verktyg eller prenumerationer och senaste deklarationer.
- Om du hyr ditt hem istället för att äga det, inkludera ditt hyres- eller hyresavtal.
Steg 3. Inkludera dina journaler så att du inte tappar dem
Du behöver också dina hälso- och sjukvårdsregister vid en nödsituation. Se till att du har immuniserings- och vaccinjournaler, listor över mediciner du tar, en lista över dina allergier eller hälsotillstånd, din sjukförsäkringsinformation, medicinsk fullmaktsformulär och kontaktinformation för dina läkare och tandläkare så att du kan nå dem om du måste.
- Kom ihåg att inkludera all denna information även för andra medlemmar i ditt hushåll eller din familj.
- Om du har några funktionsnedsättningar, se till att lägga till poster som bevisar detta samt eventuella pappersarbete för dina förmåner eller ersättning.
- Om du har ett husdjur, inkludera veterinärjournaler också.
Steg 4. Ta foton av värdefulla föremål eller egendomar för försäkringsskydd
Inte allt du äger får plats i din låsbox, så att spara foton med värdefulla föremål kan hjälpa om något är skadat och du måste lämna in försäkringsskador. Ta bilder på allt värdefullt som kan skadas vid en olycka. Spara fysiska kopior av bilderna i rutan och ladda upp digitala kopior till en flash -enhet eller molnlagringsfil.
Vissa saker du kan behöva täckning för inkluderar ditt hem, bil, konstverk, samlarobjekt eller dyr elektronik
Steg 5. Lämna lite pengar i låsboxen för säkerhets skull
Om det finns ett strömavbrott eller om du måste lämna ditt hem kanske du inte kan komma åt ditt bankkonto. Lämna en nödkassa med små räkningar, högst $ 20 räkningar, bara om du behöver pengar under en nödsituation.
Även om det är viktigt att ha nödkontanter, lämna inte allt ditt sparande där. Pengar på ett bankkonto är försäkrade av FDIC och pengar i din låsbox är det inte. Det är bättre att lämna det mesta av ditt sparande på banken och bara lagra det du kan behöva kontant
Steg 6. Använd ett låsbart arkivskåp för mindre viktiga pappersarbete
Alla hushåll har massor av andra papper som inte är kritiska och inte behöver finnas i din låsbox. Det bästa sättet att lagra dessa dokument är med ett metalllåsbart arkivskåp. Detta håller dem skyddade och organiserade, och du behöver inte oroa dig för att försöka bära dem med dig om du behöver lämna ditt hem.
- Några viktiga men icke-kritiska papper inkluderar senaste kontoutdrag, skattedeklarationer mer än ett år gamla, skol- eller arbetspapper, elräkningar, kreditkortsutdrag och viktiga kvitton.
- I allmänhet, om räkningar eller uttalanden är över ett år gamla, kan du strimla dem. Du kan också digitalisera dem om du vill föra register utan krångel.
Tips
- Om du föredrar att lagra dina dokument utanför ditt hem kan du också hyra en låsbox på din bank. Fråga en kassör om dina alternativ.
- För att förbereda sig för en nödsituation är det också en bra idé att förvara mat, vatten, mediciner, ficklampor, en bärbar radio och ett första hjälpen -kit.
Varningar
- Om det någonsin uppstår en nödsituation och du måste lämna ditt hem direkt, prioritera allas säkerhet först. Dina dokument kan vänta tills alla andra är ute.
- Sätt inte liv eller säkerhet i fara för att spara dina dokument.
