Många av oss har varit där … försökt hålla huvudet nere medan chefen bestämmer att någon behöver planera julbordet på kontoret, bara för att få blicken att falla på oss och förklara "du där, du var duktig på att organisera kaffet kör förra veckan, måste du sätta dina talanger till julbordet på kontoret! " Efter ett internt stönande håller du med, och sedan börjar den verkliga utmaningen-var börjar du ens? Följ stegen nedan och du bör få det hela sytt i en vind!
Steg
Steg 1. Bestäm var du vill hålla festen
Du kommer att hålla den antingen på dina kontor eller på en extern plats. Ditt beslut kommer huvudsakligen att bero på din budget och antalet deltagare (fråga inte hur många som kommer än, eftersom det kan bli komplicerat. Anta istället att alla kommer och använd det numret som din utgångspunkt, även om detta är en bra tid att bestämma om datum bjuds in). Dina främsta externa alternativ listas nedan och en snabb google ska hjälpa dig att hitta evenemang och arenor i ditt område:
- Att hyra en plats och själv planera all catering/underhållning/barorganisation. För större evenemang kan det här vara något storslaget, som ett fint hotell eller en ikonisk byggnad som har renoverats för sådana evenemang. För mindre evenemang kan du titta på pubfesterum och byhallar.
- Anlita ett utrymme och ett förvaltningsföretag för att skapa ett event för dig.
- Anmälan till ett exklusivt evenemang - där lokalen har bestämt temat/cateringvalen och du kan hyra hela lokalen för din fest.
- Gå med i en av de många delade fester som hålls runt om i landet - det här liknar ett exklusivt evenemang, med undantag för att du kommer att dela utrymmet med andra organisationer.
- Tar ut laget för en utsökt julmåltid följt av drinkar. Det är inte en fest i sig, men det kan säkert låta alla känna sig i festlig anda!
Steg 2. Fixa ett datum
Du vill göra detta så tidigt som möjligt. Även med mycket varsel är det verkligen svårt att fästa en liten grupp människor till ett bestämt datum, så tänk dig hur svårt det kommer att vara om du gör det med bara ett par veckor kvar eller med en stor grupp!
- Din bästa insats är att välja några datum som fungerar för dig och den plats som du har valt och sedan be folk att rösta på det eller de föredragna alternativen.
- När du har fått ditt resultat, innan du meddelar det för ditt team, se till att du kan boka lokalen. Du vill inte meddela resultatet bara för att ta reda på att lokalen inte längre är ledig.
Steg 3. Bjud in gästerna
Med platsen säkrad är det dags att meddela det för laget. Skicka antingen ett "Save the Date" -meddelande och följ upp med formella inbjudningar någon månad innan festen, när du har alla detaljer. Eller, om du har all information du behöver, finns det ingen tid som nuet för att få ut inbjudningarna!
Glöm inte att meddela folk om deras partners är inbjudna eller inte - det kommer att spara många frågor senare
Steg 4. Välj temat
Om du går med i en delad fest kan du hoppa över det här steget eftersom det har beslutats för dig, detsamma gäller exklusiva fester (men oroa dig inte, dessa evenemang kan fortfarande vara spektakulära). Tänk teman som "under havet" eller "godisaffär". Om du väljer temat själv (eller tillsammans med en evenemangsplanerare) är det dags att ha lite kul! Din fantasi är gränsen, men här är några idéer för att få saften att flöda:
- Vinterparadis
- Eld och is
- Röd vit
- Färg mig Bright
- Maskeradbal
- Någon av decennierna
- Filmkväll
- När du har valt ditt tema skriver du en lista över alla dekorationer och rekvisita som du behöver och gör dig redo för en gigantisk shoppingresa!
Steg 5. Välj matalternativ
2-3 månader före evenemanget bör du börja tänka på catering. Nu, om du deltar i en delad fest eller exklusiv fest, då har du inte mycket att göra alls (förutom kanske att sprida menyalternativ och sammanställa svar). Om du däremot planerar evenemanget själv, så har du lite av en uppgift framför dig!
- Det första du bör göra är att ta reda på om det finns några särskilda krav på mat; finns det vegetarianer, veganer, allergiker etc. med? Se i så fall till att du har alternativ för dem också!
- Om du bestämmer dig för att anställa cateringfirma blir ditt jobb lite lättare. De kan presentera menyval för dig, och du måste bara välja vad du vill gå med.
- Om du gör allt själv måste du börja skriva listor över maten du vill servera (buffé kommer att vara det enklaste alternativet), upprätta inköpslistor med vad du behöver och se om du kan repa hos några hjälpare att förbereda allt!
- När du väl har din lista är det förmodligen enklast att beställa online och få den levererad direkt till din plats. Stormarknader är bra för detta, och har ofta erbjudanden på, för att hjälpa dig att spara slantar!
Steg 6. Bestäm dryckerna
Återigen, om du deltar i ett delat eller exklusivt evenemang kommer detta troligen att ingå i ditt paket. Men om inte, måste du börja räkna ut hur mycket du behöver och var du ska få det ifrån!
- En allmän tumregel är att tillåta 2 drinkar per gäst under festens första timme och sedan en drink per timme efter det.
- Om du tillhandahåller bordsvin anses det i allmänhet korrekt att tillåta 2 glas (en halv flaska) per person.
- Oroa dig inte för catering för alla smaker; det är ok att bara välja några olika alkoholhaltiga drycker - människor är i allmänhet mindre noga med vad de dricker när det är gratis och det kommer att spara mycket huvudvärk!
- Glöm inte läsk och vatten - det kommer inte bara att finnas människor som inte vill eller inte kan dricka alkohol, men du måste också se till att gästerna som dricker alkohol gör det säkert - och det betyder har tillgång till alkoholfria drycker också.
Steg 7. Planera underhållningen för kvällen
Det kan vara så att lokalen lägger upp den åt dig, men om inte så måste du ordna det själv. Åtminstone vill du se till att du har musik för folk att dansa till (och detta är tillräcklig underhållning för de flesta), men om du har tid och ledig förändring i budgeten kan du lägga till underhållning som:
- Casinobord
- Jävla broncos
- Trollkarlar
- Akrobater
- Gruppspel som jätte Jenga och jätte Twister
- Photobooth (med roliga rekvisita!)
