Att organisera ett arkivskåp kan vara svårt, oavsett om det är ett hemmaskåp fyllt med betalda räkningar och skatteinformation eller ett arbetsskåp fyllt med genomförda projekt och fakturor. Organisera ditt arkivskåp genom att bli av med gamla filer, hitta ett arkivsystem som fungerar för dig och kontinuerligt underhålla det.
Steg
Del 1 av 4: Rensa gamla dokument
Steg 1. Köp ett arkivskåp om du inte har ett
Leta efter ett skåp av god kvalitet som har en bra storlek för ditt hem eller kontor inom din budget. Tänk på ett brandsäkert och vattentätt skåp vid eventuella naturkatastrofer som kan drabba ditt hem. Ett bunt med sådana skåp finns i lokala butiker, möbelbutiker, snickerier och köpcentra.
Steg 2. Börja gå igenom dina filer
Lägg åt sidan allt som uppenbarligen är gammalt eller onödigt. Avsätta:
- Kvitton på produkter du inte längre äger.
- Skräppost
- Gamla räkningar för tjänster du inte längre använder
- Affärsbrev från ett gammalt jobb
- Frimärken du inte längre behöver
Steg 3. Var inte rädd för att bli av med saker
Även om vissa dokument som födelsebevis och skatteinformation naturligtvis är viktiga, kan det finnas skräppost eller gamla kvitton som ser viktiga ut men verkligen inte är det. Tänk på varje dokument när du fattar ditt beslut och fundera på om det faktiskt kan vara användbart i framtiden. Om du inte skulle sakna det om det försvann i ett år är det förmodligen okej att slänga det.
Steg 4. Var försiktig när du slänger saker på jobbet
Var noga med att fråga dina handledare innan du kastar ut något, eftersom det kan vara viktigare än du tror. Ditt företag kan också ha policyer om hur länge saker måste bevaras och hur de måste kasseras.
Steg 5. Bestäm vilka saker som behöver förvaras
Detta beror i allmänhet på hur nya eller användbara de är. Använd diskretion och tänk på om dokumenten kommer att vara användbara eller nödvändiga i framtiden. Om de verkligen är viktiga, behåll dem. För skatteinformation, försäkringsregister och viktiga dokument, spara dem under följande perioder:
- Spara skattedeklarationsinformation i 7 år, liksom eventuella kvitton på varor du dragit av från din skatt. IRS kan granska alla avkastningar upp till 6 år efter att dina skatter har lämnats in.
- Spara försäkringsdokument, inteckningar och bevis på välgörenhetsdonationer i upp till tre år.
- Se till att behålla mycket viktiga dokument som födelse- och vigselbevis, socialförsäkringskort, titlar, handlingar och pass. Håll dem säkra och bli aldrig av med dem.
Steg 6. Strimla alla dokument som du har lagt åt sidan
Att slänga ut ostrimlade dokument kan lämna din personliga information utsatt för alla som ser dem. Även om du inte är säker på om dokumentet är känsligt är det bäst att strimla det eftersom det kan innehålla adresser, födelsedatum eller annan information.
Steg 7. Strimla eller förstör också digitala medier
Många städer och företag kommer att ha makulerade dagar där lokalbefolkningen eller anställda kan ta med gamla disketter, CD -skivor eller hårddiskar för att förstöras. De kommer att se till att det görs korrekt.
Del 2 av 4: Organisera dina viktiga dokument
Steg 1. Börja organisera de återstående filerna
Flytta till ett skrivbord eller ett stort bord och ordna pappren i högar som är logiska och vettiga för dig. Dessa blir dina individuella filer. Gör högar som hjälper dig att hitta exakt det du letar efter. Tänk på kategorier för hemmaskåp som:
- Verktyg
- Bil
- Medicinsk
- Sällskapsdjur
- Företag
- Hem
- Skatter
- Finanser
Steg 2. Fråga kollegor om råd om arbetsskåp
Det kan finnas specifika företagskonventioner för att organisera papper på din arbetsplats. Om inte, fila kronologiskt eller alfabetiskt. Fråga snygga medarbetare vilka system som fungerar bäst för dem.
Steg 3. Håll dina kategorier enkla
Ju mer specifik du får, desto fler filer kommer du att ha, vilket kommer att innebära mer röror i ditt skåp. Behåll dina huvudfiler mer generellt och organisera sedan dokument i dem.
Steg 4. Bestäm om du vill organisera efter namn eller datum
När du har sorterat varje papper i sin rätta hög, börja organisera dem på ett sätt som gör det lätt att hitta.
- För alfabetiska listor, som märken på kvitton, placera objekt som börjar med A högst upp i stapeln och arbeta ner till Z.
- För kronologiska anmälningar, som datum för skattedeklarationer, placerar du de senaste dokumenten högst upp i stapeln och arbetar mot de äldsta dokumenten längst ner.
Steg 5. Lägg var och en av dina staplar i en mapp
Lägg i pappren så att dokumentet högst upp i bunten ligger längst fram i mappen. Detta kommer att behålla dokumenten i samma ordning som du organiserade dem i.
Del 3 av 4: Gör filer lätt att hitta
Steg 1. Märk varje mapp tydligt
Se till att texten på fliken är stor, läsbar och vettig för dig och andra på ditt kontor eller din familj. Använd en etikettmaskin för extra tydlighet.
Steg 2. Låt varje låda hålla sin egen kategori och märk den också tydligt
Dela dina filer mellan lådor på sätt som är vettiga för dig, där varje låda innehåller en särskild kategori. Varje kategori bör innehålla relaterade filer, vilket hjälper dig att hitta saker lättare.
- Ekonomisk information som skattedokument, investeringsdokument och inteckningar kan komma i en låda.
- Personliga handlingar som födelsebevis, pass och journaler kan komma i en annan låda.
- Bruksanvisningar för olika artiklar kan finnas i en annan.
Steg 3. Överväg att använda färgade mappar
Om du tilldelar motsvarande färg till minnet blir det mycket lättare att hitta dina papper. Om du redan har manillamappar, lägg till färg på dem med markeringar eller färgade markörer. Färgade etiketter kan användas mer subtilt för samma ändamål.
Steg 4. Använd ditt färgsystem för att skapa underkategorier i dina lådor
En låda med informationsmaterial kan till exempel delas in i mappar som "Elektronikhandböcker", "Elverktygshandböcker" och "Rengöringshandböcker".
Steg 5. Ändra ditt system om det inte är vettigt
Efter en eller två månaders användning, var inte rädd för att ändra saker som inte fungerar för dig. Flytta olika filer framåt eller dela upp kategorier som är svåra att skilja åt. Kom ihåg att ditt arkivskåp är ett system för dig och att det måste överensstämma med ditt arbetsflöde.
Del 4 av 4: Underhåll av organisationen
Steg 1. Var proaktiv för att hålla dig organiserad
Var uppmärksam på e -post och dokument när de kommer in, och när du har hanterat dem, arkivera dem direkt.
Steg 2. Skapa en inkorg på ditt hem- eller kontorsbord
Titta igenom ditt inkommande mail en gång om dagen. Du kommer inte att förlora koll på någonting på det här sättet, och det kommer inte att höjas. Inlämning kommer inte att verka som ett sådant jobb det har gjorts lite åt gången.
Steg 3. Omorganisera ditt skåp ofta
Årlig omorganisation rekommenderas, och du kan till och med rensa det kvartalsvis om du har ett stort antal filer. Den främsta källan till skräp i arkivskåp är gamla dokument som du inte längre behöver, så rensa och strimla de gamla sakerna efter behov.
Steg 4. Överväg att konvertera några av dina filer till digitala medier
Ju fler dokument du kan behålla i digitalt format, desto mindre fysiska röror har du i ett arkivskåp. Bra kandidater för skanning inkluderar kvitton, donationsbevis eller kontoutdrag. Vissa kan till och med finnas tillgängliga online redan.
Steg 5. Gör ett huvuddokument
I dokumentet, förklara hur ditt arkiveringssystem fungerar och var saker finns. I händelse av en nödsituation eller oförutsedda problem kan andra behöva veta hur man letar efter dina filer.
Tips
- Håll dina arkivskåp låsta om du har nyfikna barn eller nyfikna familjemedlemmar.
- Om du har problem med att öppna låset, se Hur man väljer ett arkivskåpslås.
- Förvara mycket känsliga dokument som födelsebevis eller ägarbrev i en värdeskåp eller brandsäker dokumentväska om du är orolig för att arkivet inte är tillräckligt säkert.
Varningar
- Om du bor i ett jordbävningsbenäget område, skruva fast skåp till en stabil vägg. Detta förhindrar att de faller på en person eller blockerar en dörr under en seismisk händelse.
- Ladda dina filer noggrant. Om en övre låda är full och lådorna under den är tomma kan den välta.
