Pappersfiler kan vara en smärta, särskilt när de hamnar på skrivbordet. För att få ett bättre grepp om dina lösa papper och kvitton, försök att sortera igenom alla dina ofyllda dokument. Använd sedan ett arkivskåp eller en låda för att sortera dina filer i en mängd olika mappar. Om du helt vill eliminera kontoret kan du ladda upp dina dokument till en dator, wiki eller ett annat molnbaserat system. Med en grundläggande plan på plats kan du bättre hantera många typer av filer på ditt kontorsutrymme!
Steg
Metod 1 av 3: Filtrering genom dina dokument
Steg 1. Separera dokument som måste arkiveras från dem du fortfarande använder
När du börjar ordna dina papper gör du en hög för dem som är redo att läggas undan och en separat hög för dem som behöver stanna på ditt skrivbord. Skaffa en pappersarrangör med 2 platser till ditt skrivbord så att dina dokument förblir organiserade även efter den första sorterings- och arkiveringsprocessen. Spara dokumenten du ska använda i en plats och de som är redo att arkiveras i en annan.
Steg 2. Välj en dag varje vecka för att arkivera dina papper
Låt inte dina korgar med nya dokument komma ur kontroll; i stället avsätta en dag eller två för att sortera igenom och organisera dina filer. Om du inte hanterar många kvitton och dokument i din arbetsyta kan du bara behöva en dag för att få jobbet gjort. Men om ditt jobb innebär mycket pappersarbete kanske du vill avsätta 2-3 dagar för att sortera igenom dina oorganiserade dokument.
Sortering av dina filer varje vecka gör organisationsprocessen mycket mer hanterbar
Steg 3. Märk alla dina filer med utkastningsdatum för att förhindra röror
Innan du lämnar in nya dokument, granska datumet och innehållet i varje fil noggrant. Om dokumentet avser ett pågående projekt eller annat problem, skriv "pågår" högst upp i filen. Om papperet diskuterar ett avslutat projekt, märk filen som "klar". Markera dessutom en tid då filen inte längre är nödvändig och dokumentet kan strimlas eller återvinnas.
Om du snabbt skannar över filer kan dessa noteringar hjälpa dig att hitta rätt fil mer effektivt
Steg 4. Återvinn alla irrelevanta dokument istället för att arkivera dem
Anta inte att varje fil förtjänar en plats i ditt arkivskåp eller låda. Lägg istället alla onödiga dokument i din papperskorg. Om dina filer innehåller någon personlig information, strimla dokumenten istället för att återvinna dem.
Strimla alla filer med ekonomi- och kontoinformation, ditt personnummer eller andra känsliga detaljer
Metod 2 av 3: Välja ett sorteringssystem
Steg 1. Välj ett fysiskt lagringsutrymme för dina filer
Undersök layouten på din arbetsyta och fundera över vilket arkiveringssystem som skulle fungera bäst. Om du har ett kontor kan ett stort arkivskåp vara ett bra alternativ. Men om du har en mindre arbetsyta kan en arkivlåda eller papperskorg vara mer logisk logiskt.
- När du köper ett nytt lagringssystem, försök att prioritera kvalitet framför pris.
- Oavsett arkiveringssystem, placera känsliga dokument i en säker mapp.
Steg 2. Ordna dina papper efter datum om dina filer är tidskänsliga
Välj ett organisationssystem som är mest vettigt för ditt företag eller kontor. Om ditt jobb är centrerat kring deadlines, försök att beställa dina mappar med det senaste datumet framför. När dagarna går fortsätter du att lägga till nya mappar och filer på framsidan av arkivskåpet eller lådan.
- Du kan till exempel ha separata filer för dagar, veckor eller månader.
- Om du till exempel arbetar som skattekonsult är det vettigt att lämna in dina kunders dokument efter datum.
- Detta system fungerar bra för personer som arbetar med tidskänsliga material.
Steg 3. Utforma ett kalenderbaserat sorteringssystem om du hanterar kronologiska filer
Om du hanterar en stor mängd filer på ditt kontorsutrymme kan du försöka lägga till ett "tickler" -arkivsystem i dina skåp och lådor. I likhet med en kalender använder "tickler" -systemet 12 stora mappar för att representera varje månad, med 28-31 undermappar som följer med varje stor mapp för varje dag i månaden. Prova att använda den här metoden om du har ett datumorienterat jobb.
- Om du till exempel arbetar för ett exportföretag kan det vara lättare att sortera dina filer efter månad och datum istället för en allmän kategori.
- Detta system är bättre för individer som föredrar konkret, numerisk organisation, i motsats till färgkodning.
Steg 4. Sortera dina filer efter ämne om du föredrar att kategorisera dina papper
Välj olika kategorier för dina mappar och beställ dem sedan efter relevans. När du placerar ditt arkivskåp eller lådan placerar du de mappar som är mest relevanta och viktiga på framsidan. Fortsätt sortera dina filer med detta i åtanke så att du har enkel åtkomst till viktiga dokument.
Om du till exempel är ekonomisk rådgivare för ett företag skulle det vara mer meningsfullt att sortera dina dokument efter vikt och relevans, till exempel "investeringar", "löner" och "skatter"
Steg 5. Välj breda kategorinamn för dina filer
Använd inte långa, alltför specifika etiketter för dina mappar. Försök istället att välja allmänna, inkluderande etiketter, så att du inte har svårt att sortera nya filer senare. Om du vill skapa ett mer specifikt arkiveringssystem kan du försöka lägga till undermappar till ditt större, mer allmänna arkivsystem.
Till exempel skulle "Utgiftsrapporter för den 3 april" inte vara en bra kategori för en allmän mapp, eftersom den är alldeles för specifik. Märk istället mappen som "Utgiftsrapporter", som är mycket mer öppen
Dricks:
Etikettmakare är ett enkelt och effektivt sätt att kategorisera dina filer.
Steg 6. Färgkoda dina dokument för att skapa ett visuellt tilltalande system
Investera i en mängd flerfärgade filmappar och etiketter. Tilldela sedan olika filkategorier till olika mapp- och etikettfärger, så att du kan hålla ditt arkivsystem konsekvent. Försök att använda samma färger och kategorier i dina arkivskåp och lådor, så att du snabbt och effektivt kan komma åt olika filer.
- Till exempel, märk dina gula mappar för e-postkorrespondens, röda mappar för skatterelaterade formulär och gröna mappar för lön.
- Försök att använda färgscheman och etiketter som är lätta att komma ihåg. Till exempel kan grönt vara en bra färgmärkning för finansiella former, eftersom färgen grön ofta är associerad med pengar.
- Detta system är bäst för visuella elever.
Metod 3 av 3: Ta en digital strategi
Steg 1. Skanna dina pappersfiler för att lagra dem digitalt
När du lägger till en ny fil i skåpet eller lådan kan du ladda upp en digital version av filen till din dator med en skanner. Om du behöver komma åt en fil snabbt har du en mycket snabbare och lättare tid att söka på din stationära dator än du kommer att bläddra igenom flera mappar. Om hela ditt arkiveringssystem är pappersbaserat, skanna och ladda upp dina filer för att skapa en digital säkerhetskopia.
- Stressa inte om du inte har ett digitalt arkiveringssystem! Bara skanna och ladda upp dina filer 1 mapp i taget.
- Du kan också skanna filer med vissa telefonappar.
Steg 2. Välj konsekventa namn för alla dina filer
Välj etiketter för dina digitala dokument som är lätta att söka och komma åt. Försök helst att dessa filer följer en konsekvent dem, som ett datum eller efternamn, eftersom det kommer att göra dem lättare att sortera igenom. Om det behövs, inkludera alla relevanta platser, datamängder eller versionsnummer i titlarna på dina filer.
- Använd inga specialtecken i dina filtitlar, eftersom datorer inte kan behandla dem korrekt.
- Till exempel märka ditt dokument som 20031124 när du refererar till ett specifikt datum som den 24 november 2003.
Steg 3. Sortera dina digitala filer med mappar och undermappar
På samma sätt som ett arkivskåp, använd en mängd olika digitala mappar för att lagra och ordna dina skannade dokument. Skapa och märka flera mappar på skrivbordet som hör till dina uppladdade filer. Om du vill använda mer specifika kategorier skapar du flera undermappar i varje större mapp. Fortsätt pyssla med dina digitala mappar tills du hittar ett system som fungerar bra för dig!
Om du till exempel har en mapp som heter "Skatter" kan du skapa flera undermappar för olika år
Steg 4. Ladda upp dina dokument till en wiki så att flera personer kan komma åt dem
Om din arbetsyta är mer samarbetsvillig kan du skapa en online-wiki som dina medarbetare och överordnade kan komma åt. När du har loggat in på wiki använder du "verktygslådan" för att komma till "ladda upp fil" -knappen. Med den här funktionen kan du länka ditt nyuppladdade dokument till en mängd olika personer som nu kan se och komma åt filen.
Tänk på att alla kan redigera filer på en wiki
Steg 5. Använd molnbaserad programvara för att fila dokument när du är på språng
Ladda ner en app eller annan digital tjänst som fungerar både på datorer och mobila enheter. För att behålla dina filer på en plats, använd den här tjänsten för att ladda upp bilder av dina filer, så att de kan lagras i en molnbaserad programvara. Även om vissa program är gratis, kan du behöva betala för att få mer lagringsutrymme.
