Om du arbetar med din skolas studentregeringsförening kan du vara med och planera hemkomstdansen. En skoldans är en stor händelse, och korrekt planering innebär att man inte bara väljer teman och dekorationer utan balanserar budgetar, bokar underhållning och hjälper till att samordna ett stort antal volontärer. Planeringsprocessen kan vara lång, men om du ser till att du har tillräckligt med hjälp, pengar och tid när du börjar kan du ta på en lyckad hemkomstdans.
Steg
Del 1 av 4: Att engagera människor
Steg 1. Rekrytera volontärer
Att planera en dans kräver mycket arbete så det är bäst att ha ett team med människor att hjälpa till. Bilda en kommitté med 5-10 volontärer som vill arbeta med hemkomstdansen.
- Få klassofficerar involverade. Detta är ett enkelt sätt att se till att alla klasser har en jämn röst i beslutsprocessen.
- Rekrytera från utanför studentregering. Om din organisation tillåter, rekrytera från studenter över hela campus som vill engagera sig i ledarskap.
- Samarbeta med andra organisationer som peppgrupper eller studentledargrupper. Detta ger dig mer stöd från studentgruppen och potentiella volontärer.
Steg 2. Skapa en grundläggande att-göra-lista
I takt med att dansplaneringen fortskrider kan denna lista växa, men det kommer att hjälpa ditt lag att fortsätta med uppgiften. Börja med:
- Datum
- Tema
- Plats
- Dekorationer
- DJ
- Fotograf
- Förfriskningar
- Chaperons
- Budget
- Fakultetsrådgivare
Steg 3. Delegera
När du väl har dina volontärer är det viktigt att se till att de alla vet vilka jobb som behöver utföras. Sätt vissa personer som ansvarar för vissa frågor och delegera vad som behöver göras till rätt person.
- Vissa jobb, som att välja en rådgivare och ett tema, bör utföras som ett team. Andra, som att få citat från arenor och fotografer, kan hanteras av en individ eller en liten underkommitté.
- Har grupper för att täcka plats, underhållning, reklam och biljettförsäljning och dekorera.
- Checka in regelbundet med ditt team. Fråga "Har vi slutfört detta ännu?" eller "Hur går det med att hitta en DJ?" när ditt team möts för att hålla alla i uppgift.
- Skapa ett incheckningssystem så att människor kan rapportera sina framsteg. Ha ett utrymme där du kan skriva ut en stor checklista över vad som behöver göras, eller behåll en delad kalender mellan din grupp så att alla kan rapportera om sina framsteg.
Steg 4. Hitta en fakultetsrådgivare
Liksom andra studentgrupper kommer en hemkommande kommitté att behöva en fakultetsrådgivare. Om en inte är förut tilldelad, hitta en lärare som du litar på eller som kommer väl rekommenderad av andra kommittémedlemmar.
Din rådgivare bör vara delaktig i kommitténs planer. Håll dem uppdaterade om allt du gör genom att låta dem delta i planeringsmöten och förse dem med mötesanteckningar
Steg 5. Rekrytera chaperoner
Föräldrarnas volontärer är viktiga inte bara för att övervaka studenter, utan för att hjälpa till med att sätta upp och driva dansen. Få en grupp föräldravolontärer tillsammans för att hjälpa till på kvällen för dansen.
- Fråga din skola om hur många chaperoner de behöver per elev. Många skolor har sina egna riktlinjer, och det är viktigt att följa den egna skolans föreskrifter.
- Samarbeta med din skolas föräldra-lärarförening för att hitta volontärer. Be om att få delta i ett möte så att du direkt kan presentera möjligheten för dem och skicka en registreringslista.
Del 2 av 4: Planering av dansfinanserna
Steg 1. Skaffa offerter
Om du anlitar en DJ, får förfriskningar tillgodosedda, får professionell hjälp med dekorationerna eller anlitar en professionell fotograf, börja samla citat minst en månad i förväg.
- Fråga om eventuella tilläggsavgifter eller utrustningsavgifter, samt timpriser. Fråga om vad dina leverantörer kommer att leverera och vad du förväntas ha. Till exempel, kontakta din DJ för att se om de tillhandahåller ljudsystemet, eller om du kommer att behöva hyra en från någon annanstans.
- Kontakta minst tre alternativ för varje leverantör för att säkerställa att du får konkurrenskraftiga priser.
Steg 2. Gör din budget
Din budget kommer att diktera mycket av vad du kan och inte kan göra. Prata med din studentregeringskassör för att bättre förstå hur mycket pengar ditt utskott har att spendera på dansen.
- Be din fakultetsrådgivare att kontrollera budgeten. Se om skolan kommer att bidra med något utanför studentregeringens pengar.
- Planera din budget så att den omfattar allt du behöver. Använd citaten du fick från dina leverantörer samt budgetplaner och kvitton från tidigare år för att ta reda på vad dansen kommer att kosta.
- Låt inte din budget överstiga det belopp du har tillgängligt. Besök din budget ofta för att se till att du är på rätt spår.
Steg 3. Insamling
Om din budget inte räcker till för att täcka kostnaden för dansen, skapa en insamlingsplan med din kommitté. Utforska flera alternativ både på och utanför campus.
- Värd baka försäljning på campus under lunchperioder samt före och efter skolan.
- Samarbeta med andra elevgrupper för att samla in pengar genom att arrangera evenemang som biltvätt. Händelser som låter dig nå ut till din gemenskap ger dig fler möjligheter att ta in kontanter.
- Fråga lokala restauranger om de erbjuder insamlingskvällar. Vissa restauranger kan erbjuda program som donerar en viss procent av vinsten för natten till en studentorganisation. Samarbeta med ett lokalt matställe och sprid budskapet via flygblad, e -postmeddelanden och sociala medier.
Del 3 av 4: Planering av danslogistiken
Steg 1. Välj ett tema
Minst en månad före dansen, ha ett tema klart. Kom med fem eller sex temaidéer som en kommitté och rösta över campus så att studenterna kan välja sin favorit.
- Få godkännande från din personalrådgivare för eventuella teman. Att få temat att rensa tidigt förhindrar senare potentiellt ogillande.
- Välj teman som passar dansens stämning. Om du vill ha en mer formell dans kan ett Old Hollywood -tema vara mer lämpligt. Om du vill ha en mer avslappnad dans kan något som Beach Luau passa bättre.
Steg 2. Boka en plats
Oavsett om dansen kommer att vara på ett lokalt hotell eller i skolans gym, se till att du bokar en plats så tidigt som möjligt. Att lämna in en ordentlig rumsreservation till din skola säkerställer att du får det utrymme du behöver.
- Gör en kopia av lokalkontraktet eller rumsreservationen för dina egna poster, så att du kan referera till det när du behöver det.
- Inkludera alla nödvändiga faciliteter på din bokning. Om du behöver gymmet, badrummen och köket för att lagra förfriskningar, se till att lista dem alla.
Steg 3. Boka dina leverantörer
Få din DJ, fotograf och andra bokade så snart budgeten är fastställd. Boka all annan utrustning som dina leverantörer kan behöva, till exempel ljudsystem, just nu också.
- Samarbeta med din personalrådgivare för att se till att alla kontrakt är korrekt upprättade och innehåller all information din skola behöver.
- Spara kopior av eventuella kontrakt eller avtal för din kommittés granskning.
Steg 4. Skapa en dagsplan
Innan allt blir för hektiskt med resten av hemkomsten, gör en detaljerad plan för hur du vill att dansdagen ska fungera. Ställ in din planerade dag en månad i förväg.
- Ha en detaljerad planlösning av din plats och hur du vill dekorera.
- Rita ut var DJ: n ska gå, var biljettbordet är upplagt, var lamporna ska spännas och andra detaljer.
- Skapa en plan för kappkontroll. Bestäm var rockarna ska lagras, var bordet ska dukas och hur du kommer att märka rockar för att hålla dem organiserade. Se också till att du har minst en volontär för att bemanna bordet och två för att hämta rockar.
- Utse någon som koordinatorens dag. Denna person kommer att kommunicera med volontärerna på dansnatten och felsöka eventuella problem som kan uppstå.
Steg 5. shoppa
Få alla tillbehör du behöver för att dekorera två till tre veckor i förväg. På så sätt har du gott om tid att hitta alternativ för något om du inte kan hitta det lokalt. Handla mat dagen innan eller dagen innan så att inget går illa.
- Kontakta lokala butiker för att se om de är villiga att donera vissa saker eller erbjuda en rabatt till skolan.
- Sätt på större föremål eller lättfördärvliga föremål. Prata med din lokala marknad om att boka matbrickor i förväg och hämta dem på dansdagen. Gör samma sak för större dekorativa föremål som du kanske inte enkelt kan förvara på campus.
Steg 6. Sälj biljetter
Börja sälja biljetter minst två veckor innan själva dansen. Komplimentera försäljning med annonser i skolans tillkännagivanden, samt banners och affischer över campus.
- Meddela försäljningsdatum och biljettpriser i förväg i din skoltidning, under dina skolmeddelanden och på din skols webbplats samt sociala medier.
- Sätt upp ett bord för att sälja före och efter skolan i en halvtimme till en timme, liksom under lunchperioder.
- Skapa ett volontärschema för att se till att bordet är bemannat under alla försäljningstider. Samarbeta med din kassör för att skaffa andra volontärer, om det behövs.
- Beställ din kassa minst en vecka innan du börjar sälja biljetter. Prata med din kassör om kassan kommer att tillhandahållas av studentföreningens förening, skolförvaltningen eller från en annan källa.
Del 4 av 4: Sätta upp dansen
Steg 1. Förbered dig inför veckan innan
De flesta skolor leder fram till sin hemkomstdans med en hemvändandesvecka. Spirit -veckor involverar ofta många evenemang, så se till att du vet vem och vad som kommer att vara tillgängligt för dig.
- Prata med din personalrådgivare om utrustning som bord och stolar. Se till att dessa är klara åt dig minst några timmar innan dansen så att du kan ställa upp.
- Prata med skolans administration för att se till att dina leverantörer har särskilda områden att parkera, lossa och ställa in. Kom ihåg att de med tung utrustning måste vara nära platsen.
- Skapa en plan för dansdagen. Samarbeta med din kommitté och eventuella ytterligare volontärer för att tilldela uppgifter som att sätta upp stolar och dekorera. Se till att alla vet sitt jobb i god tid.
Steg 2. Ställ in lokalen
Ge dig själv och dina volontärer minst sex timmar på dig att sätta upp dansen. Få upp dekorationer så mycket som möjligt innan dina leverantörer anländer.
- Be DJ, fotograf och chaperons komma tidigt. Visa DJ: n där området kommer att arbeta och ge fotografen en rundtur i rummet.
- Delegera uppgifter till chaperons som att hjälpa till med kontroll av kappa, övervaka dansgolvet eller hjälpa till med folkmassakontroll. Visa dem var de behöver vara och sätt dem i kontakt med koordinatorns dag.
Steg 3. Njut av dansen
Se till att du och alla dina volontärer har lite tid att njuta av dansen också. Bygg in pauser i dina volontärers scheman så att alla har lite tid att ha kul.
- Låt till exempel en biljettmottagare avlasta din dag-för-koordinator ett tag när alla är inne, eller få en chaperone att stå i på kappkontroll medan kappvakterna dansar.
- Dina volontärer är också studenter. Ge dem tid att njuta av sina ansträngningar.
Steg 4. Städa upp lokalen
Så snart dansen är över, börja ta ner dekorationer och städa. Ta reda på vad din skols faciliteter kommer att ta hand om och planera att göra resten med dina volontärer.
- Anläggningstjänster täcker ofta saker som dammsugning, moppning och badrumsrengöring. Dekorationer, bord, stolar och utrustning är ofta hemkommitténs ansvar.
- Ta med extra rengöringsartiklar som pappershanddukar, papperskorgar, svampar och rengöringslösning. Detta hjälper till att ta hand om mindre märken eller skav runt platsen.
- Se till att allt skräp kommer till ett särskilt avfallsområde. Fråga din skola om du behöver schemalägga en avfallshämtning och hämtning för eventstädning.
- Försök att rekrytera så mycket hjälp som möjligt för sanering. Det är också en bra idé att låta volontärer gå runt under evenemanget och hämta skräp så det finns mindre att göra efter.
Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube
Tips
- Se till att du annonserar din dans så mycket som möjligt runt skolan. Använd små och stora affischer tillsammans med bulletin- och PA -meddelanden.
- Håll dansen prisvärd. Det ska vara ett roligt evenemang och studenter kommer inte att gå om de känner att det inte är värt det. Titta på de senaste åren för att se hur mycket biljetter kostar och försök att inte höja priset med mer än några dollar.
- Teman för dans kan vara allt från Ready Set Glow till Under the Sea to a Night in Athens. Få kreativa och källidéer från studentgruppen.
